Cómo Utilizar FreshBooks Ayudó a Carolina a Gestionar su Contabilidad Mucho Mejor

Company: CRH Collective

Industry: Viajes y Relaciones Públicas

Location: Miami, Florida, USA

Problem:

Gran volumen de facturación por rápido crecimiento

Solution:

Las facturas recurrentes y los gastos

Results:

Dominio total de sus procesos de facturación

Carolina Ramírez Herrera es una nómada digital y especialista en conectar con marcas y personas en el sector de viajes, con una extraordinaria trayectoria de trabajos y colaboraciones con su agencia homónima CRH Collective.

Antes de embarcarse en su propia empresa, Carolina labró una sólida carrera como Directora Global de Prensa para el equipo de Oasis Collections, donde se especializó en asociaciones estratégicas y desarrollo empresarial. Ha perfeccionado el arte de coleccionar souvenirs sin dejar de lado su talento para los negocios, aunque su primera experiencia como empresaria independiente fue más bien accidental.

“Me inicié como consultora de forma incidental”, platicó Carolina. “Pensé: ‘Bueno, voy a dar consultorías por mi cuenta hasta que me quede claro mi camino’. Las cosas escalaron y aquí sigo después de cuatro años”. Actualmente, Carolina es una experta consultora en difusión informativa, marketing y medios digitales para clientes tanto del sector inmobiliario como de la industria hotelera y los viajes, así como de los rubros de la salud y bienestar y del arte.

Nacida y criada en Miami, Florida, de ascendencia colombiana, Carolina habla con fluidez inglés, español e italiano, y por ello incorpora una mirada multicultural a su negocio y a su vida privada. Platicamos con ella para comprender cómo utilizar FreshBooks impulsa su negocio y le permite mantener su trepidante modo de vida.

¿Por qué elegiste Miami para tu negocio?

Carolina: Soy colombiana de origen, aunque mis padres y yo crecimos en Miami. Ellos viven en Miami, que es donde yo fui a la escuela. Me mudé a Nueva York al terminar la universidad y viajé muchísimo. Pero mi sitio siempre ha sido Miami porque mi familia se encuentra ahí. Y creo que es un lugar estupendo desde el punto de vista de los viajes. Está súper cerca para viajar a Latinoamérica y a Europa. No fue sino hasta mucho después que noté que a la gente le encantaba Florida. Ahí es donde debes poner tu empresa. Impuestos. Obvio.

¿Cómo te enteraste acerca de FreshBooks?

Carolina: La primera vez que tuve que hacer una factura en mi negocio, pensé que sería fácil crearlas en Excel. Pero después de usar Excel por un mes, el emprendimiento empezó a crecer súbitamente y ya no podía llevar el ritmo. Hasta intenté apuntar los gastos y pagos pendientes en mi agenda, pero finalmente me di cuenta de que así no iba a poder avanzar.

Y un día, un amigo cercano me preguntó: “¿En serio no usas un programa de contabilidad?”

Tras una búsqueda en Google, analicé las opciones y al final estuve comparando entre FreshBooks y QuickBooks. Pero QuickBooks me parecía bastante caro y en FreshBooks la interfaz de usuario se veía muy fácil de navegar. Por sus precios razonables y su facilidad de uso, FreshBooks me pareció muy amigable. Y eso es bien importante para una persona que se dedica al relaciones públicas sobre marcas y al marketing.

¿Qué herramientas de FreshBooks te han resultado más útiles en la gestión diaria de tu negocio?

Carolina: Las facturas recurrentes son un auténtico apoyo para mí. Y el panel de facturación me resulta bastante útil: la ventaja de que muestre directamente los pagos vencidos al instante me ayuda a organizarme. Así, más que estresarme por estos pendientes, simplemente lo reviso un par de veces al día y así tengo mayor claridad sobre los ingresos y egresos.

También me encanta que ofrece múltiples divisas porque tengo clientes de varios países. Dado que muestra euros y dólares por separado, es fácil llevar un orden y no tener que realizar un trabajo manual.

¿Qué significa para tu empresa ese mejor rendimiento?

Carolina: Como consultora en marketing y relaciones públicas, suelo encontrarme que cada cliente tiene diferentes requerimientos y busca algo en particular. Por eso, recurro a diversos proveedores para formar pequeños grupos de trabajo.

Por ejemplo, tal vez un cliente necesite a alguien que administre sus redes sociales junto con un redactor y entonces me toca buscar opciones para solucionarle esta necesidad. En la forma en que antes trabajaba, solamente apuntaba los datos que tenía a la mano , pero ahora utilizo la sección de Proveedores en el apartado de Cuentas por Pagar de FreshBooks, ¡y listo, la solución a la mano!

¿Qué consejo le darías a los microempresarios y profesionistas autónomos sobre invertir en un software de contabilidad?

Carolina: En primer lugar, les diría que la mejor idea del mundo es contratar un buen programa de contabilidad para facilitarle la vida a sus contadores.

Sabemos que los impuestos resultan complicadísimos para quienes no son contadores. Entonces, sin duda alguna es fundamental llevar un control de su contabilidad y sus finanzas porque a fin de cuentas se trata de su dinero. Si no lo hacen, podrías tener serias consecuencias en la administración del negocio, sobre todo cuando llevan clientes grandes con sus propios departamentos de contabilidad, ya que no tienen tiempo para ocuparse de una avalancha de facturas.

¿Cómo piensas evolucionar a mediano y largo plazo con FreshBooks?

Carolina: La verdad, podría hacer todavía mucho más con FreshBooks. Cierto, me encantan las Facturas Recurrentes y otras aplicaciones, pero me faltan bastantes por conocer.

Y debo añadir que el servicio al cliente es algo que te facilita mucho el uso de FreshBooks. Siempre que tengo una dificultad, he recibido la pronta ayuda del área de Soporte; me orientan muy bien y responden rápido las llamadas y el correo electrónico. Como siempre ando de viaje, frecuentemente requiero una rápida solución y con FreshBooks encuentro un apoyo puntual.